Firmengruppe Max Bögl

03.06.2025 14:14 - Von Philipp

Die Firmengruppe Max Bögl, eines der größten Bauunternehmen Deutschlands, stand vor der Herausforderung, fragmentierte Dokumentstrukturen und ineffiziente Prozesse zu vereinheitlichen. Mit der Entscheidung für Microsoft 365 begann ein umfassender Digitalisierungsprozess, der nicht nur die IT-Infrastruktur betraf, sondern auch die tägliche Projektarbeit grundlegend optimierte. In Zusammenarbeit mit Teamsware GmbH entwickelte das Unternehmen maßgeschneiderte Projektvorlagen, die für mehr Struktur, Effizienz und Transparenz sorgen – ein Paradebeispiel für gelungene Digitalisierung in der Baubranche.

"Das Projekt mit Teamsware ist aktuell das umfassendste IT-Projekt bei uns. Es betrifft das gesamte Unternehmen und letztendlich jeden Mitarbeiter." - Sonja Raith-Panek, Zentralbereich Planung und Digitalisierung


Wissenswertes

Kunde

FIrmengruppe Max Bögl

Technologie

Teamsware Enterprise, Teams, SharePoint


Mitarbeitende

6.500

Es war ein Raketenstart
Max Bögl erlebt mit Teamsware eine erfolgreiche Digitalisierung.
Max Bögl erlebt mit Teamsware eine erfolgreiche Digitalisierung.

Die Herausforderung

Vor der Zusammenarbeit mit Teamsware war der Umgang mit Dokumenten und Daten in Bauprojekten bei der Firmengruppe Max Bögl oftmals fragmentiert und dadurch wenig effizient. Die beteiligten Geschäftsbereiche hatten individuelle, auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Ordnerstrukturen. Die Verfügbarkeit der Projektdokumente auf den Baustellen war häufig auch nicht in der gewünschten Performanz gegeben.

Nachdem die Einführung von Microsoft 365 beschlossen war, wollte die Firmengruppe Max Bögl neben der Vielzahl an erforderlichen IT-Umstellungen auch die Beseitigung der oben genannten Probleme in der Projektarbeit gemeinsam mit der Teamsware GmbH angehen.


Warum ist Teamsware die passende Lösung?

Die Entscheidung fiel auf Teamsware, da die Expertise in der Digitalisierung von Bauprojekten und der Einführung von Microsoft 365 überzeugte. Besonders wichtig war die Fähigkeit, individuelle Projektvorlagen zu entwickeln, die perfekt auf die Bedürfnisse der Firmengruppe Max Bögl zugeschnitten sind. 

Auch überzeugt hat die Möglichkeit des sicheren und einfachen Deployen in SharePoint der Projektvorlagen inkl. Ordnerstruktur, Dateien, Berechtigungen und Workflows. Diese Funktion war so in keiner anderen Software-Lösung verfügbar.



„Wir fühlen uns vom Team der Teamsware GmbH sehr gut beraten und betreut.“


Sonja Raith-Panek

Zentralbereich Planung und Digitalisierung





So haben wir die Herausforderung gelöst

Die Zusammenarbeit startete mit intensiven Workshops. Dabei wurden Konzepte entwickelt, wie die Software-Tools der Microsoft 365 Suite sowie SharePoint optimal im Unternehmen und den einzelnen Bauprojekten eingesetzt werden können. Dadurch konnten die individuellen Bedürfnisse der Geschäftsbereiche und der Projekte bei der Firmengruppe Max Bögl berücksichtigt werden.

Gemeinsam wurden Projektvorlagen entwickelt, die direkt in SharePoint und Microsoft Teams integriert sind. Mithilfe dieser Projektvorlagen können automatisiert SharePoint Sites für neue Projekte aufgesetzt werden. So nimmt das Erstellen nur noch wenige Zeit in Anspruch.

Diese Vorlagen beinhalten u.a. eine standardisierte Ordnerstruktur mit vordefinierten Berechtigungen sowie weitereintegrierte Workflows, um beispielsweise den Projektbeteiligten auf einfache Art und Weise einen auf ihre Aufgaben zugeschnittenen Zugriff erteilen zu können.

Unser Prozess gemeinsam mit der Firmengruppe Max Bögl:

1. Analyseder Anforderungen und Optimierung der bestehenden Prozesse mithilfe unserer Bau-Expertise. 

2. Entwicklung und Implementierung der Projektvorlagen. 

3. Integration in Microsoft Teams und SharePoint. 

4. Kontinuierliche Unterstützung und Beratung durch das Teamsware-Team.


„Das Projekt mit Teamsware ist aktuell das umfassendste IT-Projekt bei uns. Es betrifft das gesamte Unternehmen und letztendlich jeden Mitarbeiter."

Sonja Raith-Panek

Zentralbereich Planung und Digitalisierung





Ergebnisse dank Teamsware

Die geschaffene Lösung wird künftig bei allen Bau-Projekten im Einsatz sein und für deutlich mehr Struktur und Effizienz sorgen.

Die Vorteile: 
  • Dokumente sind in einer standardisierten Ordnerstruktur zentral in der Cloud gespeichert.
  • Berechtigungen sind sicher und standardisiert geregelt. 
  • Alle Informationen sind jederzeit und überall verfügbar - auch auf der Baustelle über Smartphone oder Tablet.
  • Neue Mitarbeitende können sich in Projekten sofort zurechtfinden, da die Struktur einheitlich ist.



„Ich würde Teamsware allen Unternehmen aus der Bau-Branche weiterempfehlen, die sich mit Microsoft 365 beschäftigen (wollen).“

Sonja Raith-Panek

Zentralbereich Planung und Digitalisierung





Durch die Zusammenarbeit mit Teamsware hat die Firmengruppe Max Bögl eine digitale Grundlage geschaffen, dieZeit spart, Transparenz schafft und Prozesse revolutioniert. Diese ist perfekt auf die Baubranche und die Projektstruktur des Unternehmens abgestimmt. Die sichere, standardisierte und intuitive Nutzung von Microsoft 365 sorgt für nachhaltige Effizienzgewinne – ein klarer Wettbewerbsvorteil in der Bauindustrie

Herausforderung | Umsetzung | Vorteile

Herausforderung

  • Fragmentierte und ineffiziente Dokumentenverwaltung in Bauprojekten
  • Individuelle, nicht standardisierte Ordnerstrukturen in verschiedenen Geschäftsbereichen
  • Unzureichende Verfügbarkeit von Projektdokumenten auf Baustellen

Umsetzung

  • Intensive Workshops zur Konzeptentwicklung für optimalen Microsoft 365 Einsatz
  • Entwicklung individueller Projektvorlagen für SharePoint und Microsoft Teams
  • Automatisierte SharePoint Site-Erstellung mit standardisierten Ordnerstrukturen und Berechtigungen

Vorteile

  • Zentrale, cloudbasierte Dokumentenspeicherung mit standardisierter Struktur
  • Jederzeit verfügbare Projektinformationen - auch mobil auf der Baustelle
  • Sofortige Orientierung für neue Mitarbeitende durch einheitliche Projektstrukturen

Über die Firmengruppe Max Bögl


Mit über 6.500 hoch qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an weltweit 40 Standorten und einem Jahresumsatz von rund 2,6 Mrd. Euro zählt Max Bögl zu den größten Bauunternehmen der deutschen Bauindustrie. Die Firmengruppe übernimmt Bauprojekte aller Art im Hoch- und Tiefbau. Sie unterhalten außerdem eine Stahlbau- und Fertigteilproduktion und entwickeln zusätzlich eigene Produkte und Technologien im Bereich der Baubranche.

Lass uns über die Digitalisierung deiner Prozesse sprechen
Referenzbericht herunterladen

Philipp

Tags :
Kategorien :