UNSER MODUL

Teamsware Vertragsmanagement

Das zentrale Vertragsmanagement, basierend auf SharePoint und Microsoft 365, bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung, Sammlung und Pflege aller Verträge. Mit präziser Zugriffsregelung und integriertem Aufgabenmanagement gewährleisten wir effiziente Prozesssteuerung und Terminüberwachung. Detaillierte Auswertungen zu Vertragskosten und eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine intuitive Bedienung direkt im Browser.

Unsere cloudbasiertes Lösung für Vertragsmanagement mit Teams, SharePoint und Microsoft 365 ermöglicht es dir, all deine Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient zu organisieren – und das alles über eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Du kannst einzelne Verträge mit sämtlichen relevanten Informationen wie Vertragspartnern, Kosten und Leistungen sowie Fristen und zugehörige Dokumenten erstellen. Vordefinierte Workflows helfen dir dabei, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu steuern, und du wirst automatisch über Fristenbenachrichtigungen informiert. Individuelle Berechtigungen sorgen für sicheren Zugriff und Kontrolle.

Eine kurze Übersicht über die wichtigsten Funktionen, die unser Vertragsmanagement mit Teams / SharePoint mitbringt:

zentrales Portal

Erstellung, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Verträge in Microsoft 365

Ablagesystem

Speicherung relevanter Dokumente und Daten zu den einzelnen Verträgen.

Zugriffsreglung

Steuerung des Zugriffs durch Berechtigungs-management

Controlling

Analyse von Vertragskosten und anderen relevanten Kennzahlen

Terminierung

Überwachung von Terminen und Einhaltung von Fristen

Archivierung

Effiziente Archivierung von Verträgen und Dokumenten

Das Teamsware Vertragsmanagement mit Teams / SharePoint eignet sich für verschiedene Anwendungsfälle in deinem Unternehmen:

Teamsware GmbH hilft euch dabei, eure Vertragsdokumente in Projekten,  Bauunternehmen sowie Architektur- und Planungsbüros zu digitalisieren und zentral zu überwachen: 

    • Du kannst den Status deiner Verträge überprüfen (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Zahlung, Lieferung usw.)
    • Du kannst verhindern, dass Verträge automatisch verlängert werden, die du nicht brauchst.
    • Du kannst den Prozess der Vertragsabwicklung beschleunigen.
    • Du kannst alle relevanten Vertragsdokumente zentral speichern und dokumentieren 
    • Du kannst dank des QR-Codes den Vertrag auf Aktualität überprüfen . 
    • Du kannst mit mit Adobe / DocuSign deine Vertragsdokumente unterzeichnen 
Teamsware Vertragsmanagement mit Teams / SharePoint

Hier sind einige Herausforderungen, denen wir begegnen und bewältigen

✅ Die Vertragslandschaft ist ziemlich komplex. Es gibt eine Menge Verträge und die rechtlichen Anforderungen sind hoch. Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu haben, mit der man den Überblick behält und sicherstellt, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

✅ Vertragsdaten verwalten ist auch nicht so einfach. Es gibt eine Menge Daten und die Organisation und Verwaltung kann ziemlich aufwendig sein. Vor allem, wenn man wichtige Informationen schnell finden und aktualisieren will.

✅ Risikominimierung: Verträge können Risiken für Unternehmen darstellen, sei es durch unklare Formulierungen, fehlende Compliance oder unerwartete Ereignisse. Eine effektive Vertragsverwaltung hilft dabei, Risiken zu identifizieren und zu minimieren.

 ✅Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss und die Durchführung von Verträgen. Eine transparente Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind daher unerlässlich.

Entdecke unsere maßgeschneiderten Lösungen auf Basis von Microsoft 365 für die Baubranche

Teamsware ist für dich da, wenn du nicht nur eine kostenlose Erstberatung willst, sondern auch eine breite Palette von Dienstleistungen rund um Microsoft 365 suchst. Unser erfahrenes Consulting Team entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für die Baubranche, die genau auf deine branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.