Bei Viebrockreithallen war der Wunsch nach einer einheitlichen digitalen Zusammenarbeit schon lange vorhanden. Unterschiedliche Kommunikationswege, dezentrale Dokumentenablagen und fehlende Transparenz erschwerten den Projektalltag.
Das Ziel war klar: Alle Projektbeteiligten sollen jederzeit auf dieselben Informationen zugreifen können, unabhängig davon, ob sie im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs arbeiten.
Wissenswertes
Kunde
Viebrockreithallen
Technologie
Teamsware Bauakte & Akquisemanagement auf Basis von Microsoft 365
Mitarbeitende
21+
Branche
Reithallen- und Spezialbau
Schwerpunkte
Kommunikation, Projekttransparenz, mobile Zusammenarbeit
Status
Nahezu alle Projekte werden digital über Teamsware abgewickelt
Was war die Herausforderung?
Was war die Herausforderung?
Vor der Einführung von Teamsware wurden Informationen häufig an verschiedenen Stellen gespeichert. Dokumente lagen teilweise lokal auf einzelnen Rechnern, wodurch aktuelle Projektstände nicht immer für alle verfügbar waren. Zusätzlich sollte die Kommunikation zwischen Bauleitern, Verwaltung und Gewerken deutlich einfacher und transparenter werden. Gerade bei mehreren parallel laufenden Bauprojekten war eine zentrale Plattform notwendig, auf der alle Informationen strukturiert zusammenlaufen.
Warum ist Teamsware die passende Lösung?
Warum ist Teamsware die passende Lösung?
Mit Teamsware auf Basis von Microsoft 365 führte Viebrockreithallen eine digitale Bauakte ein, die sämtliche Projekte zentral abbildet. Neben der digitalen Bauakte setzt Viebrockreithallen auch das Akquisemanagement (AQM) von Teamsware ein, um den gesamten Vertriebsprozess strukturiert abzubilden.
Bereits beim ersten Kontakt sorgt das Akquisemanagement dafür, dass keine Anfrage verloren geht. Interessenten, die über das Kontaktformular auf der Website mit dem Unternehmen in Verbindung treten, werden zentral erfasst. Im Akquisemanagement werden anschließend sämtliche Vertriebsaktivitäten nachvollziehbar dokumentiert. Dazu gehören der Versand von Informationsmaterial, Rückrufaufträge, Angebote, Kalkulationen sowie alle weiteren Schritte bis zur Angebotsverfolgung.
Der Vertriebsleiter erhält automatisch die relevanten Informationen und kann unmittelbar die nächsten Maßnahmen einleiten. Dadurch entsteht ein transparenter Vertriebsprozess, bei dem jederzeit ersichtlich ist, in welcher Phase sich ein Interessent befindet und welche Aufgaben als Nächstes anstehen. Ein besonderer Vorteil zeigt sich beim Übergang vom Vertrieb in die Projektabwicklung: Sobald aus einer Anfrage ein Auftrag wird, müssen die bereits erfassten Informationen nicht erneut eingegeben werden. Stattdessen werden sämtliche Kundendaten, Angebote und Projektdetails direkt in die digitale Bauakte übernommen.
Von dort begleitet Teamsware das Bauprojekt durch alle Projektphasen: Von der Vorbereitung über die Ausführung bis zur Abnahme und dem anschließenden Service. So entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow ohne doppelte Datenerfassung oder Informationsverluste. Für Viebrockreithallen bedeutet das: Der gesamte Kundenlebenszyklus wird an einer zentralen Stelle dokumentiert. Vom ersten Kontakt über die Vertriebsphase bis hin zur Projektabwicklung und späteren Serviceleistungen bleiben alle Informationen nachvollziehbar miteinander verknüpft. Dadurch profitieren sowohl Vertrieb als auch Projektteams von einer einheitlichen Datenbasis, kurzen Übergaben und einer lückenlosen Dokumentation über den gesamten Projektverlauf hinweg.
Alle Projektphasen wurden individuell an die internen Abläufe angepasst. Dokumente, Aufgaben, Chats und Projektinformationen befinden sich heute an einem zentralen Ort und sind für berechtigte Mitarbeitende jederzeit verfügbar: Ob am Laptop, Tablet oder Smartphone. Um den Einstieg für alle Mitarbeitenden möglichst einfach zu gestalten, wurde die Einführung gemeinsam mit Teamsware durch mehrere Schulungen begleitet. Zusätzlich organisierte Viebrockreithallen einen internen "Activity Day", an dem sämtliche Abteilungen spielerisch an die neue Arbeitsweise herangeführt wurden.
Was ist das Ergebnis?
Heute werden nahezu alle Bauprojekte über Teamsware abgewickelt. Besonders positiv bewertet Viebrockreithallen:
einheitliche Kommunikation über alle Projektbeteiligten hinweg
deutlich höhere Transparenz innerhalb der Projekte
zentral verfügbare Dokumente statt lokaler Ablagen
mobiler Zugriff auf sämtliche Projektdaten
strukturierte Projektphasen für alle Beteiligten
bessere Zusammenarbeit zwischen Bauleitern, Verwaltung und Gewerken
schnelle Einsatzplanung eigener Handwerker direkt innerhalb der Plattform
Auch neue Mitarbeitende können durch die standardisierten Projektstrukturen deutlich schneller eingearbeitet werden.
Wie lief die Zusammenarbeit ab?
Wie lief die Zusammenarbeit ab?
Neben der Software hebt Viebrockreithallen insbesondere die Zusammenarbeit mit dem Teamsware-Team hervor. Die Einführung wurde eng begleitet, Fragen konnten kurzfristig geklärt werden und neue Anforderungen wurden gemeinsam weiterentwickelt.
Auch Workshops, Kunden-Webinare und Weiterbildungsangebote werden regelmäßig genutzt, um weitere Digitalisierungspotenziale im Unternehmen zu erschließen. 
"
Die Kernfrage bei uns war die einheitliche Kommunikation. Heute profitieren wir vor allem von der Transparenz in unseren Projekten. Jeder kann auf die aktuellen Informationen zugreifen, egal ob auf dem Handy, Tablet oder Laptop. Die Zusammenarbeit ist deutlich einfacher geworden.
"Peggy Ziolko,
Controlling & Prozessmanagement, Viebrockreithallen
Mit Teamsware hat Viebrockreithallen die Grundlage für eine moderne, digitale Projektorganisation geschaffen. Die zentrale Bauakte sorgt für transparente Kommunikation, strukturierte Prozesse und einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Projektdaten.
Gleichzeitig entsteht eine Plattform, die kontinuierlich weiterentwickelt wird und zukünftige Technologien wie Microsoft Copilot optimal integrieren kann. Herausforderung | Umsetzung | Vorteile
Herausforderung
- Uneinheitliche Kommunikation
- Fehlende Projekttransparenz
- Dezentrale Dokumentenablagen
- Unterschiedliche Informationsstände im Team
- Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Büro und Baustelle
- Keine zentrale Plattform für Projekte und Dokumente
- Medienbrüche zwischen Vertrieb und Projektabwicklung
- Mobiler Zugriff auf Projektdaten nicht durchgängig möglich
Umsetzung
- Einführung einer digitalen Bauakte auf Basis von Microsoft 365 mit Teamsware
- Digitalisierung des gesamten Prozesses vom Akquisemanagement über die Projektabwicklung bis hin zum Service
- Individuelle Abbildung der Projektphasen sowie zentrale Bereitstellung von Dokumenten, Aufgaben, Chats und Projektinformationen
- Einführung begleitet durch Workshops, Schulungen und einen unternehmensweiten „Activity Day“ zur praxisnahen Einarbeitung aller Mitarbeitenden
- Mobiler Zugriff auf alle Projektdaten über Laptop, Tablet und Smartphone, im Büro, auf der Baustelle und unterwegs
Vorteile
- Einheitliche Kommunikation statt Informationsinseln
- Zentrale Bauakte schafft maximale Transparenz im Projekt
- Nahtloser Übergang vom Vertrieb zur Projektabwicklung
- Alle Projektdaten jederzeit mobil verfügbar
- Weniger Abstimmungsaufwand durch eine gemeinsame Datenbasis
- Zukunftssichere Plattform für KI-gestützte Prozesse mit Microsoft Copilot
Wer ist Viebrockreithallen?
Seit 1999 hat ViebrockReithallen mehr als 300 exklusive Reitanlagen realisiert. Gemeinsam mit Viebrockhaus, das bereits über 35.000 schlüsselfertige Häuser gebaut hat, steht das Unternehmen für höchste Qualität, langlebige Bauweise und durchdachte Lösungen mit innovativen, funktionalen und pferdegerechten Details.
