E-Mails raus, Effizienz rein: Wie ein Bauunternehmen mit Teamsware den Projektalltag neu definiert
E-Mails raus, Effizienz rein: Wie ein Bauunternehmen mit Teamsware den Projektalltag neu definiert
E-Mails als Projektarchiv, verteilte Dateistände und fehlende Transparenz
Mit zunehmender Projektgröße stieß die bisherige Arbeitsweise an ihre Grenzen. Mit Teamsware schuf das Team einen zentralen digitalen Projektraum in Microsoft Teams, der Struktur, Klarheit und echte Zusammenarbeit für alle Beteiligten bringt. Wie der Wechsel von der fragmentierten E-Mail-Kommunikation zur digitalen Baustellenakte gelang, liest du hier.
Kunde
Pohmann Projektplanung und Bauleitung GmbH
Technologie
Teamsware Bauakte
Standorte
1
Herausforderung: Wenn E-Mails zum Projektarchiv werden
Vor der Einführung von Teamsware war lief die Projektkommunikation lange Zeit über Outlook und lokale Ordner. Pläne, Protokolle und Abstimmungen wurden per E-Mail versendet und in Unterordnern im Postfach abgelegt. Eine zentrale Projektakte gab es nicht.
Das führte schnell zu Unübersichtlichkeit: Aktuelle Informationen waren schwer auffindbar, unterschiedliche Projektbeteiligte arbeiteten mit verschiedenen Dateiständen. Und die strukturierte Einbindung von Fachplanern, Handwerkern und Bauherren war kaum möglich.
Je größer die Projekte wurden, desto deutlicher zeigte sich: Es braucht einen zentralen, digitalen Projektraum für alle Beteiligten.
Die zentralen Herausforderungen:
❌ Projektkommunikation überwiegend per E-Mail
❌ Dokumente verteilt auf Postfächer und lokale Ordner
❌ Keine zentrale, digitale Projekt- oder Baustellenakte
❌ Schwierige Einbindung externer Projektbeteiligter
❌ Fehlende Transparenz über aktuelle Projektstände
Vor der Einführung von Teamsware war lief die Projektkommunikation lange Zeit über Outlook und lokale Ordner. Pläne, Protokolle und Abstimmungen wurden per E-Mail versendet und in Unterordnern im Postfach abgelegt. Eine zentrale Projektakte gab es nicht.
Das führte schnell zu Unübersichtlichkeit: Aktuelle Informationen waren schwer auffindbar, unterschiedliche Projektbeteiligte arbeiteten mit verschiedenen Dateiständen. Und die strukturierte Einbindung von Fachplanern, Handwerkern und Bauherren war kaum möglich.
Je größer die Projekte wurden, desto deutlicher zeigte sich: Es braucht einen zentralen, digitalen Projektraum für alle Beteiligten.
Die zentralen Herausforderungen:
❌ Projektkommunikation überwiegend per E-Mail
❌ Dokumente verteilt auf Postfächer und lokale Ordner
❌ Keine zentrale, digitale Projekt- oder Baustellenakte
❌ Schwierige Einbindung externer Projektbeteiligter
❌ Fehlende Transparenz über aktuelle Projektstände
Warum Teamsware die perfekte Lösung ist
Auf Basis von Microsoft 365 entschied sich Markus Pohmann für die Einführung der Teamsware Bauakte. Der entscheidende Vorteil: Teamsware verbindet strukturierte Projektorganisation mit der vertrauten Microsoft-Teams-Umgebung.
Gemeinsam wurde eine standardisierte „Baustellenakte“ als Vorlage definiert. Diese bildet heute die Grundlage für alle Projekte und sorgt von Anfang an für klare Strukturen. Statt Insellösungen oder zusätzlicher Tools gibt es nun einen zentralen digitalen Projektraum, in dem Kommunikation, Dokumente und Abstimmungen zusammenlaufen.
"Wir wollten keine weitere Insellösung. Teamsware hat genau das geliefert: eine strukturierte Projektorganisation in Microsoft Teams, wo unsere Mitarbeiter täglich arbeiten."
Markus Pohmann
Geschäftsführer
So läuft’s mit Teamsware: Ein Projekt, ein Raum, eine klare Struktur
Im Tagesgeschäft ist Teamsware heute fest etabliert. Nahezu alle Unternehmensprozesse – mit Ausnahme von Kalkulation und Angebotserstellung – werden direkt in Microsoft Teams abgebildet. Für jedes neue Projekt wird die vorbereitete Vorlage genutzt, sodass Kanäle, Ordner und Zuständigkeiten von Beginn an einheitlich sind.
Fachhandwerker, Planer und weitere Projektpartner erhalten gezielten Zugriff auf genau die Informationen, die sie benötigen. Statt E-Mails mit Anhängen hin- und herzuschicken, wird direkt im Projekt zusammengearbeitet.
Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle stets mit aktuellen Daten arbeiten.
"Heute hat jedes Projekt einen digitalen Raum mit klarer Struktur. Alle Beteiligten wissen, wo Informationen liegen. Das spart Zeit und vermeidet unnötige Rückfragen."
Markus Pohmann
Geschäftsführer
Was das Team an Teamsware besonders schätzt
Neben der Lösung selbst spielt auch die Zusammenarbeit mit dem Teamsware-Team eine wichtige Rolle. Einrichtung und Anpassungen wurden gemeinsam umgesetzt, und für Rückfragen steht ein fester Ansprechpartner zur Verfügung. Kleinere Optimierungen – etwa Anpassungen an Vorlagen oder die Verschlankung von Ordnerstrukturen – werden unkompliziert per Teams-Call geklärt.
Besonders schätzt er:✅ Zentrale digitale Baustellenakte in Microsoft Teams✅ Einheitliche Projektvorlagen für alle Bauprojekte✅ Klare Zugriffssteuerung für interne und externe Beteiligte✅ Deutlich reduzierte E-Mail-Kommunikation✅ Persönlicher, praxisnaher Support
Nach Klärung letzter Detailfragen zur Vorlagenanpassung ist Markus Pohmann sehr zufrieden. Die Projektarbeit ist heute klar strukturiert, Informationen sind zentral verfügbar und für alle Beteiligten transparent. Teamsware hat die frühere, fragmentierte E-Mail-Ablage abgelöst und ist zur zentralen Plattform für die tägliche Projektabwicklung geworden – effizient, übersichtlich und praxisnah.
"Neben der Lösung selbst schätze ich vor allem die Zusammenarbeit mit dem Team. Keine langen Wege, auf Augenhöhe und mit echtem Praxiswissen."
Markus Pohmann
Geschäftsführer
Über die Pohmann Projektplanung und Bauleitung GmbH
Die Pohmann Projektplanung und Bauleitung GmbH plant, gestaltet und realisiert ökologische Massivholzhäuser in der Thoma Holz100-Bauweise, begleitet Bauherren von der ersten Idee über die detaillierte Projekt- und Werkplanung bis hin zur Bauleitung und Fertigstellung und schafft damit individuell geplante, nachhaltige und gesundheitsfördernde Wohn- und Holzbauobjekte in Bayern und darüber hinaus.
