Warum klassische Ordnerstrukturen moderne Ingenieurbüros ausbremsen
Warum klassische Ordnerstrukturen moderne Ingenieurbüros ausbremsen
Starre Dateiablagen, manuelle Projektanlagen und Microsoft Teams als reine Datenablage?
Viele Ingenieurbüros arbeiten noch immer in Strukturen, die Zusammenarbeit eher bremsen als fördern. Dieses Ingenieurbüro zeigt, warum klassische Ordnerlogiken im Projektalltag an ihre Grenzen stoßen – und wie mit klaren Strukturen, automatisierten Prozessen und echter Kollaboration plötzlich spürbar mehr Effizienz entsteht.
Kunde
Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH
Technologie
Teamsware Bauakte, Vertrags- und Akquisemanagement, Teams, SharePoint
Standorte
2
Herausforderung: Wenn Ordnung da ist – aber Zusammenarbeit fehlt
Vor der Einführung von Teamsware war die Arbeit im Ingenieurbüro von einer klassischen Dateiablage mit starrer Ordnerstruktur geprägt. Das funktionierte grundsätzlich, ließ aber kaum Raum für moderne, teamübergreifende Zusammenarbeit. Microsoft Teams war zwar im Einsatz, wurde jedoch hauptsächlich als „Datenablage 2.0“ genutzt. Keine klare Projektstrukturen, keine individualisierte Kanäle und ohne echte Kollaboration.
Ein weiterer Engpass: Neue Projekte mussten manuell durch Administratoren angelegt werden. Rund eine Stunde pro Projekt ging allein dafür drauf. Das kostete Zeit, bremste Abläufe und machte die Projektorganisation unnötig kompliziert.
Schnell war klar: Es braucht eine Lösung, die Struktur schafft, Prozesse vereinfacht und Teams wirklich verbindet.
Die zentralen Herausforderungen:
❌ Starre, klassische Dateiablage ohne echte Kollaboration
❌ Keine flexible Projektstruktur für teamübergreifendes Arbeiten
❌ Microsoft Teams nur als „Datenablage 2.0“ genutzt
❌Fehlende individualisierte Projekt- und Teamkanäle
❌ Manuelle Projektanlage durch Administratoren - 1 h Aufwand
Vor der Einführung von Teamsware war die Arbeit im Ingenieurbüro von einer klassischen Dateiablage mit starrer Ordnerstruktur geprägt. Das funktionierte grundsätzlich, ließ aber kaum Raum für moderne, teamübergreifende Zusammenarbeit. Microsoft Teams war zwar im Einsatz, wurde jedoch hauptsächlich als „Datenablage 2.0“ genutzt. Keine klare Projektstrukturen, keine individualisierte Kanäle und ohne echte Kollaboration.
Ein weiterer Engpass: Neue Projekte mussten manuell durch Administratoren angelegt werden. Rund eine Stunde pro Projekt ging allein dafür drauf. Das kostete Zeit, bremste Abläufe und machte die Projektorganisation unnötig kompliziert.
Schnell war klar: Es braucht eine Lösung, die Struktur schafft, Prozesse vereinfacht und Teams wirklich verbindet.
Die zentralen Herausforderungen:
❌ Starre, klassische Dateiablage ohne echte Kollaboration
❌ Keine flexible Projektstruktur für teamübergreifendes Arbeiten
❌ Microsoft Teams nur als „Datenablage 2.0“ genutzt
❌Fehlende individualisierte Projekt- und Teamkanäle
❌ Manuelle Projektanlage durch Administratoren - 1 h Aufwand
Warum Teamsware die perfekte Lösung ist
Auf der Baumesse in München wurde Geschäftsführer Herr Duftschmid auf Teamsware aufmerksam. Ausschlaggebend war das ganzheitliche Konzept: Alle bauorganisationsrelevanten Prozesse auf einer zentralen Plattform – nahtlos integriert in Microsoft 365.
Statt vieler einzelner Tools bietet Teamsware genau das, was im Projektalltag gebraucht wird:
✅ Strukturierte Datenverwaltung
✅ Klare Projektlogik
✅ Eine Oberfläche, die sich an realen Arbeitsprozessen orientiert
Andere Tools hätten entweder zusätzliche Komplexität gebracht oder sich nicht so tief in die bestehende Microsoft-Welt integrieren lassen. Teamsware passte einfach – fachlich wie technologisch.
"Teamsware vereinfacht das Microsoft-UI und senkt die Barriere, Teams zu nutzen. Das ist der entscheidende Unterschied."
Christopher Duftschmid
Geschäftsführer & IT-Verantwortlicher Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH
So läuft’s mit Teamsware: Mehr Struktur, weniger Aufwand, spürbar mehr Effizienz
Mit der Einführung von Teamsware hat sich die Arbeitsweise grundlegend verändert:
- Projekte werden heute klar strukturiert in Microsoft Teams abgebildet. abgebildet.
- Projektleiter legen ihre Projekte selbstständig an – schnell, einheitlich und ohne Umweg über die Administration.
- Der Verwaltungsaufwand wurde dadurch massiv reduziert.
Besonders wertvoll ist die standortübergreifende Verfügbarkeit aller Projektdaten. Über zwei Standorte hinweg arbeiten Teams jederzeit auf dem gleichen, aktuellen Stand. Die zentrale Projektübersicht sorgt zusätzlich für Transparenz: Du siehst auf einen Blick, welche Projekte laufen und wo ihr steht.
Ein schöner Nebeneffekt: Microsoft Teams ist heute viel stärker im Arbeitsalltag verankert. Mitarbeitende arbeiten aktiv in den Projektstrukturen – statt mit lokalen Laufwerken oder der NAS. Zusammenarbeit passiert dort, wo sie hingehört.
"Das ist ein echter Game Changer - sonst bleibt einfach alles an ein oder zwei Personen hängen."
Christopher Duftschmid
Geschäftsführer & IT-Verantwortlicher Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH
Was das Ingenieurbüro an Teamsware besonders schätzt
Was im Alltag vor allem überzeugt, sind die praxisnahen Funktionen:
- Eigenständige Projekterstellung durch Projektleiter
- Einheitliche, klar strukturierte Projektvorlagen
- Direkte und tiefgehende Microsoft-365-Integration
- Zentrale Projektübersichtsseite
Mit Teamsware hat die Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH ihre Projektprozesse nachhaltig optimiert. Daten sind standortübergreifend verfügbar, Projekte klar strukturiert und die Zusammenarbeit deutlich effizienter. Der Umstieg wurde als echter Gamechanger erlebt – für mehr Transparenz, weniger Aufwand und eine moderne, zukunftsfähige Arbeitsweise.
"Mein Rat: Nicht lange überlegen und einfach machen. Teamsware ist pragmatisch und funktioniert in der Praxis."
Christopher Duftschmid
Geschäftsführer & IT-Verantwortlicher Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH
Über das Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH
Das Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH ist auf die Planung gebäudetechnischer Anlagen spezialisiert. Mit zwei Standorten arbeitet das Unternehmen an verschiedenen Projekten im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung. Die pragmatische und IT-affine Unternehmensführung setzt auf moderne Kollaborationstools, um die standortübergreifende Zusammenarbeit effizient zu gestalten.
