Becker GmbH & Co. KG

24.06.2025 10:38 - Von Philipp

Von verlorenen E-Mails zu strukturierter Zusammenarbeit: Erfolgreiche Digitalisierung aus Meppen

Mit der Teamsware-Lösung hat Becker-Bau Meppen seine gesamte Projektdokumentation und -kommunikation revolutioniert. Statt verlorener E-Mails und unübersichtlicher Ordnerstrukturen arbeiten heute Bauleiter, Poliere und externe Partner nahtlos in Microsoft Teams zusammen. Was einst eine zeitraubende Suche nach wichtigen Projektinformationen war, ist heute ein strukturierter, digitaler Arbeitsplatz geworden. Die Transformation zeigt beispielhaft, wie Bauunternehmen erfolgreich den Sprung in die digitale Zukunft schaffen können, ohne dabei bewährte Arbeitsweisen komplett über Bord zu werfen. Fabian Thölke, kaufmännischer Leiter bei Becker-Bau Meppen, berichtet von einem Wandel, der nicht nur die Effizienz steigerte, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich erhöhte. 

Wissenswertes

Kunde

Becker Bauunternehmen

Technologie

Teamsware Professional, Teams, SharePoint


Mitarbeitende

150

Es war ein Raketenstart

Becker-Bau aus Meppen nutzt Microsoft 365 mit Hilfe von Teamsware als Projekt- und Unternehmensplattform.


Die Ausgangssituation: Verlorene Informationen und unklare Berechtigungen 


Vor der Einführung von Teamsware stand Becker-Bau Meppen vor typischen Herausforderungen der Baubranche: Die gesamte Projektdokumentation lag in klassischen Explorer-Ordnern, während 70 bis 90 Prozent der Kommunikation über E-Mails lief. Das führte zu erheblichen Problemen im Projektablauf: Wenn neue Mitarbeiter zu einem Projekt dazukamen, waren wichtige Informationen nicht verfügbar. Besonders bei der Nachbereitung von Nachträgen wurde die ineffiziente Dokumentation zum Problem - dann begann die große Sucherei in E-Mail-Postfächern. Ein weiteres kritisches Thema waren die Zugangsberechtigungen: Nahezu die ganze Firma konnte auf alle Projektordner zugreifen, sodass wenig nachvollziehbar war, wer auf welche Daten Zugriff hat. 


Der Weg zu Teamsware: Branchenkompetenz als entscheidender Faktor

 

Becker-Bau Meppen war bereits mit Microsoft Teams für interne Projekte gestartet und suchte eine Lösung für ihre Bauprojekte. Bei der Anbieterauswahl waren zwei Faktoren entscheidend: Die Branchenkompetenz des Anbieters und die Beibehaltung gewohnter Strukturen. Die Mitarbeiter wollten ihre gewohnte Ordnerstruktur behalten, da sie diese kannten. Andere Dienstleister rieten dazu, alles über Bord zu werfen und die Dateien einfach in einen Topf zu schmeißen - aber das war für das Team nicht akzeptabel.


"Was für mich wichtig war: Ich wollte einen Dienstleister haben, der die Baubranche kennt und genau weiß, wie ein Bauunternehmen tickt."


Fabian Thölke

Kaufmännischer Leiter & Leiter Digitalisierung

Schnelle Implementierung mit sofortigen Erfolgen 

Die Einführung verlief überraschend reibungslos: An nur zwei Tagen wurde gemeinsam mit dem Teamsware-Kundenberater ein erstes Projekt aufgesetzt und eine passende Struktur geschaffen. Das Unternehmen startete zunächst mit einem Pilotprojekt und bezog verschiedene Bau- und Projektleiter mit ein, um die Funktionalitäten zu testen, bevor die Entscheidung getroffen wurde, die Lösung für alle neuen Projekte auszurollen. 


Revolutionierter Arbeitsalltag: Von der Baustelle bis ins Büro

Die Veränderungen im Arbeitsalltag sind deutlich spürbar: Die Poliere auf der Baustelle nutzen Teams mobil und können Pläne oder Dokumente direkt vor Ort aufrufen und neue Inhalte hochladen. Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit des kollaborativen Arbeitens. Früher waren Dateien häufig gesperrt, weil bereits ein anderer Nutzer darin arbeitete - heute können mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.


"Was besonders gut ankommt: Man kann in der Bauakte die Vorteile der Cloud nutzen und gleichzeitig an Dokumenten & Tabellen arbeiten."


Fabian Thölke

Kaufmännischer Leiter & Leiter Digitalisierung


Auch der Microsoft Planner wird sehr geschätzt, über den Aufgaben zugeteilt und innerhalb des Teams strukturierter bearbeitet werden. Diese Funktionalitäten bringen echte Vorteile und werden von den Mitarbeitern sehr geschätzt. 


Erfolgsrezept: Change Management von unten nach oben


 Thölkes Empfehlung für andere Unternehmen ist eindeutig: Man muss versuchen, möglichst viele Entscheidungsträger und Mitarbeiter im Unternehmen mitzunehmen. Es hilft nicht, wenn die Geschäftsführung oder IT-Verantwortliche einfach eine neue Lösung von oben herab verordnen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein anzufangen und gemeinsam Erfahrungen zu sammeln.


"Mein Rat: Klein anfangen, einfach mal mit einem Beispielprojekt testen und gemeinsam die Vor- und Nachteile ausarbeiten."


Fabian Thölke

Kaufmännischer Leiter & Leiter Digitalisierung

Das Ergebnis spricht für sich: Es entsteht eine natürliche Mund-zu-Mund-Propaganda, bei der die Bau- und Projektleiter von sich aus sagen, dass die Lösung brauchbar ist und auch bei anderen Projekten eingesetzt werden sollte. Es entwickelt sich eine Eigendynamik - irgendwann möchten alle diesen Vorteil für ihre Projekte nutzen.



Fazit: Teamsware hat sich als solide Lösung etabliert


Heute arbeitet Becker-Bau Meppen nahezu vollständig mit der Teamsware-Lösung und nutzt die Vorteile der digitalen Kollaboration - von der Baustelle bis ins Büro. Die Entscheidung für einen branchenspezifischen Anbieter, der die gewohnten Arbeitsweisen respektiert und weiterentwickelt, hat sich als goldrichtig erwiesen.


Herausforderung | Umsetzung | Vorteile

Herausforderung

  • Fragmentierte Dokumentenverwaltung
  • Fehlende Standards zwischen Geschäftsbereichen
  • Mangelnde mobile Verfügbarkeit

Umsetzung

  • Intensive Workshops zur Konzeptentwicklung für optimalen Microsoft 365 Einsatz
  • Entwicklung individueller Projektvorlagen für SharePoint und Microsoft Teams
  • Automatisierte SharePoint Site-Erstellung mit standardisierten Ordnerstrukturen und Berechtigungen

Vorteile

  • Zentrale, cloudbasierte Dokumentenspeicherung mit standardisierter Struktur
  • Jederzeit verfügbare Projektinformationen - auch mobil auf der Baustelle
  • Sofortige Orientierung für neue Mitarbeitende durch einheitliche Projektstrukturen

Über die Becker GmbH & Co. KG


Mit rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zählt Becker-Bau zu den marktführenden Bauunternehmen im Bereich Brücken- und Ingenieurbau in Nordwestdeutschland. Das 1948 gegründete Familienunternehmen aus Meppen hat sich durch seine Spezialisierung auf Betonbauwerke weit über die Grenzen des Emslandes hinaus einen Namen gemacht. Dieses Know-how kommt auch den anderen Unternehmenssegmenten zugute, wie zum Beispiel in den Bereichen Trogbauwerke, Stützwände, Spezialtiefbau oder allgemeiner Ingenieurbau. BECKER ist der kompetente Ansprechpartner für alle Gewerke in Beton.

Philipp