Teamsware - Blog #Teamsware Bauakte

Pohmann Projektplanung und Bauleitung GmbH

Thu, 05 Feb 2026 15:05:31 +0000

E-Mails raus, Effizienz rein: Wie ein Bauunternehmen mit Teamsware den Projektalltag neu definiert

E-Mails als Projektarchiv, verteilte Dateistände und fehlende Transparenz

Mit zunehmender Projektgröße stieß die bisherige Arbeitsweise an ihre Grenzen. Mit Teamsware schuf das Team einen zentralen digitalen Projektraum in Microsoft Teams, der Struktur, Klarheit und echte Zusammenarbeit für alle Beteiligten bringt. Wie der Wechsel von der fragmentierten E-Mail-Kommunikation zur digitalen Baustellenakte gelang, liest du hier.

Wissenswertes

Kunde

Pohmann Projektplanung und Bauleitung GmbH

Technologie

Teamsware Bauakte

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Keine Insellösung - direkt in Microsoft Teams integriert

Herausforderung: Wenn E-Mails zum Projektarchiv werden

Vor der Einführung von Teamsware war lief die Projektkommunikation lange Zeit über Outlook und lokale Ordner. Pläne, Protokolle und Abstimmungen wurden per E-Mail versendet und in Unterordnern im Postfach abgelegt. Eine zentrale Projektakte gab es nicht.

Das führte schnell zu Unübersichtlichkeit: Aktuelle Informationen waren schwer auffindbar, unterschiedliche Projektbeteiligte arbeiteten mit verschiedenen Dateiständen. Und die strukturierte Einbindung von Fachplanern, Handwerkern und Bauherren war kaum möglich.

Je größer die Projekte wurden, desto deutlicher zeigte sich: Es braucht einen zentralen, digitalen Projektraum für alle Beteiligten.

Die zentralen Herausforderungen:
❌ Projektkommunikation überwiegend per E-Mail
❌ Dokumente verteilt auf Postfächer und lokale Ordner
❌ Keine zentrale, digitale Projekt- oder Baustellenakte
❌ Schwierige Einbindung externer Projektbeteiligter
❌ Fehlende Transparenz über aktuelle Projektstände

Warum Teamsware die perfekte Lösung ist

Auf Basis von Microsoft 365 entschied sich Markus Pohmann für die Einführung der Teamsware Bauakte. Der entscheidende Vorteil: Teamsware verbindet strukturierte Projektorganisation mit der vertrauten Microsoft-Teams-Umgebung.

Gemeinsam wurde eine standardisierte „Baustellenakte“ als Vorlage definiert. Diese bildet heute die Grundlage für alle Projekte und sorgt von Anfang an für klare Strukturen. Statt Insellösungen oder zusätzlicher Tools gibt es nun einen zentralen digitalen Projektraum, in dem Kommunikation, Dokumente und Abstimmungen zusammenlaufen.

So läuft’s mit Teamsware: Ein Projekt, ein Raum, eine klare Struktur

Im Tagesgeschäft ist Teamsware heute fest etabliert. Nahezu alle Unternehmensprozesse – mit Ausnahme von Kalkulation und Angebotserstellung – werden direkt in Microsoft Teams abgebildet. Für jedes neue Projekt wird die vorbereitete Vorlage genutzt, sodass Kanäle, Ordner und Zuständigkeiten von Beginn an einheitlich sind.

Fachhandwerker, Planer und weitere Projektpartner erhalten gezielten Zugriff auf genau die Informationen, die sie benötigen. Statt E-Mails mit Anhängen hin- und herzuschicken, wird direkt im Projekt zusammengearbeitet.

Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle stets mit aktuellen Daten arbeiten.

Was das Team an Teamsware besonders schätzt

Neben der Lösung selbst spielt auch die Zusammenarbeit mit dem Teamsware-Team eine wichtige Rolle. Einrichtung und Anpassungen wurden gemeinsam umgesetzt, und für Rückfragen steht ein fester Ansprechpartner zur Verfügung. Kleinere Optimierungen – etwa Anpassungen an Vorlagen oder die Verschlankung von Ordnerstrukturen – werden unkompliziert per Teams-Call geklärt.

Besonders schätzt er:
✅ Zentrale digitale Baustellenakte in Microsoft Teams
✅ Einheitliche Projektvorlagen für alle Bauprojekte
✅ Klare Zugriffssteuerung für interne und externe Beteiligte
✅ Deutlich reduzierte E-Mail-Kommunikation
✅ Persönlicher, praxisnaher Support

Nach Klärung letzter Detailfragen zur Vorlagenanpassung ist Markus Pohmann sehr zufrieden. Die Projektarbeit ist heute klar strukturiert, Informationen sind zentral verfügbar und für alle Beteiligten transparent. Teamsware hat die frühere, fragmentierte E-Mail-Ablage abgelöst und ist zur zentralen Plattform für die tägliche Projektabwicklung geworden – effizient, übersichtlich und praxisnah.

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Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH

Fri, 30 Jan 2026 10:25:30 +0000

Warum klassische Ordnerstrukturen moderne Ingenieurbüros ausbremsen

Starre Dateiablagen, manuelle Projektanlagen und Microsoft Teams als reine Datenablage?
Viele Ingenieurbüros arbeiten noch immer in Strukturen, die Zusammenarbeit eher bremsen als fördern. Dieses Ingenieurbüro zeigt, warum klassische Ordnerlogiken im Projektalltag an ihre Grenzen stoßen – und wie mit klaren Strukturen, automatisierten Prozessen und echter Kollaboration plötzlich spürbar mehr Effizienz entsteht.

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Teamsware Bauakte, Vertrags- und Akquisemanagement, Teams, SharePoint

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Nicht lange überlegen - einfach machen

Herausforderung: Wenn Ordnung da ist – aber Zusammenarbeit fehlt

Vor der Einführung von Teamsware war die Arbeit im Ingenieurbüro von einer klassischen Dateiablage mit starrer Ordnerstruktur geprägt. Das funktionierte grundsätzlich, ließ aber kaum Raum für moderne, teamübergreifende Zusammenarbeit. Microsoft Teams war zwar im Einsatz, wurde jedoch hauptsächlich als „Datenablage 2.0“ genutzt. Keine klare Projektstrukturen, keine individualisierte Kanäle und ohne echte Kollaboration.

Ein weiterer Engpass: Neue Projekte mussten manuell durch Administratoren angelegt werden. Rund eine Stunde pro Projekt ging allein dafür drauf. Das kostete Zeit, bremste Abläufe und machte die Projektorganisation unnötig kompliziert.

Schnell war klar: Es braucht eine Lösung, die Struktur schafft, Prozesse vereinfacht und Teams wirklich verbindet.

Die zentralen Herausforderungen:
❌ Starre, klassische Dateiablage ohne echte Kollaboration
❌ Keine flexible Projektstruktur für teamübergreifendes Arbeiten
❌ Microsoft Teams nur als „Datenablage 2.0“ genutzt
❌Fehlende individualisierte Projekt- und Teamkanäle
❌ Manuelle Projektanlage durch Administratoren - 1 h Aufwand

Warum Teamsware die perfekte Lösung ist

Auf der Baumesse in München wurde Geschäftsführer Herr Duftschmid auf Teamsware aufmerksam. Ausschlaggebend war das ganzheitliche Konzept: Alle bauorganisationsrelevanten Prozesse auf einer zentralen Plattform – nahtlos integriert in Microsoft 365.

Statt vieler einzelner Tools bietet Teamsware genau das, was im Projektalltag gebraucht wird:

✅ Strukturierte Datenverwaltung

✅ Klare Projektlogik

✅ Eine Oberfläche, die sich an realen Arbeitsprozessen orientiert

Andere Tools hätten entweder zusätzliche Komplexität gebracht oder sich nicht so tief in die bestehende Microsoft-Welt integrieren lassen. Teamsware passte einfach – fachlich wie technologisch.

So läuft’s mit Teamsware: Mehr Struktur, weniger Aufwand, spürbar mehr Effizienz

Mit der Einführung von Teamsware hat sich die Arbeitsweise grundlegend verändert:

Projekte werden heute klar strukturiert in Microsoft Teams abgebildet. abgebildet.

Projektleiter legen ihre Projekte selbstständig an – schnell, einheitlich und ohne Umweg über die Administration.

Der Verwaltungsaufwand wurde dadurch massiv reduziert.

Besonders wertvoll ist die standortübergreifende Verfügbarkeit aller Projektdaten. Über zwei Standorte hinweg arbeiten Teams jederzeit auf dem gleichen, aktuellen Stand. Die zentrale Projektübersicht sorgt zusätzlich für Transparenz: Du siehst auf einen Blick, welche Projekte laufen und wo ihr steht.

Ein schöner Nebeneffekt: Microsoft Teams ist heute viel stärker im Arbeitsalltag verankert. Mitarbeitende arbeiten aktiv in den Projektstrukturen – statt mit lokalen Laufwerken oder der NAS. Zusammenarbeit passiert dort, wo sie hingehört.

Was das Ingenieurbüro an Teamsware besonders schätzt

Was im Alltag vor allem überzeugt, sind die praxisnahen Funktionen:

Eigenständige Projekterstellung durch Projektleiter
Einheitliche, klar strukturierte Projektvorlagen
Direkte und tiefgehende Microsoft-365-Integration
Zentrale Projektübersichtsseite

Mit Teamsware hat die Ingenieurbüro für Gebäudetechnik Planung München GmbH ihre Projektprozesse nachhaltig optimiert. Daten sind standortübergreifend verfügbar, Projekte klar strukturiert und die Zusammenarbeit deutlich effizienter. Der Umstieg wurde als echter Gamechanger erlebt – für mehr Transparenz, weniger Aufwand und eine moderne, zukunftsfähige Arbeitsweise.

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Digitalisierung im Bau mit Teamsware

Wed, 15 May 2024 08:46:48 +0100

Die Notwendigkeit der Digitalisierung im Bau

Die Digitalisierung hat fast alle Branchen aufgemischt, aber der Bau hinkt oft hinterher. Wir finden, es ist Zeit, das zu ändern. In unserem Blogbeitrag zeigen wir, wie wir die Digitalisierung im Bau so einfach wie möglich machen und welche Vorteile wir bieten.

Die richtigen Tools nutzen: Ein risikoloser Einstieg in die Cloud

Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Auswahl der richtigen Tools. Wir empfehlen, mit bekannten und bewährten Tools zu starten, die bereits bezahlt werden und die Investition schützen. Durch die Nutzung dieser Tools in einer bauspezifischen Umgebung schaffen wir einen vollständig digitalen Projektraum, der die Zusammenarbeit mit externen Partnern erleichtert. Dieser Schritt in die Cloud ist risikolos und legt den Grundstein für eine effektive Digitalisierung.

Microsoft 365: Die unverzichtbare Plattform der Zukunft

Microsoft 365 (M365) ist auf jeden Fall die Plattform der Zukunft und kein Unternehmen kann daran vorbeikommen. Wir sind fest davon überzeugt, dass man als Softwareanbieter nicht alternativ zu M365 entwickeln kann, sondern nur ergänzend. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man muss keine Updates oder Migrationen machen, weil immer auf die neueste Technologie gesetzt wird. Außerdem hat das Unternehmen die Daten immer unter Kontrolle, was gerade im Hinblick auf Datenschutz und DSGVO sehr wichtig ist.

Weitere Vorteile unserer Lösung

Neben der Integration von M365 bieten wir eine Vielzahl weiterer Vorteile:

Datenhoheit und Datenschutz: Die Daten bleiben beim Unternehmen, und wir stellen sicher, dass alle Sicherheitsstandards eingehalten werden, um eine DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Neueste Technologie ohne zusätzliche Kosten: Durch die Nutzung von bekannten Tools und Technologien entfallen zusätzliche Kosten für Updates oder Migrationen

Standardisierte Strukturen und Vorgehensweisen: Unsere Lösung basiert auf standardisierten und erprobten Strukturen, die die Effizienz steigern und Fehler minimieren.

Modularer Aufbau und Integration von Partnern: Dank des modularen Aufbaus können verschiedene Bausteine flexibel kombiniert werden. Zudem ermöglichen wir die nahtlose Integration von Partnern, um das Angebot weiter auszubauen.

Benutzerverwaltung und Skalierbarkeit: Mit unserer Lösung behält das Unternehmen die Kontrolle über die Benutzerverwaltung und kann die Plattform bei Bedarf problemlos skalieren.

Schlussfolgerung: Bereit für die digitale Zukunft des Bauens

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Da darf die Baubranche nicht zurückbleiben. Mit unserer Lösung machen wir die Digitalisierung im Bau so einfach wie möglich. Wir bieten zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Wenn auch du bereit bist, den Bau in die digitale Zukunft zu führen, dann kontaktiere uns noch heute!

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