Mit der Teamsware-Lösung hat Becker-Bau Meppen seine gesamte Projektdokumentation und -kommunikation revolutioniert. Statt verlorener E-Mails und unübersichtlicher Ordnerstrukturen arbeiten heute Bauleiter, Poliere und externe Partner nahtlos in Microsoft Teams zusammen. Was einst eine zeitraubende Suche nach wichtigen Projektinformationen war, ist heute ein strukturierter, digitaler Arbeitsplatz geworden. Die Transformation zeigt beispielhaft, wie Bauunternehmen erfolgreich den Sprung in die digitale Zukunft schaffen können, ohne dabei bewährte Arbeitsweisen komplett über Bord zu werfen. Fabian Thölke, kaufmännischer Leiter bei Becker-Bau Meppen, berichtet von einem Wandel, der nicht nur die Effizienz steigerte, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich erhöhte. 

Die Ausgangssituation: Verlorene Informationen und unklare Berechtigungen 

Vor der Einführung von Teamsware stand Becker-Bau Meppen vor typischen Herausforderungen der Baubranche: Die gesamte Projektdokumentation lag in klassischen Explorer-Ordnern, während 70 bis 90 Prozent der Kommunikation über E-Mails lief. Das führte zu erheblichen Problemen im Projektablauf: Wenn neue Mitarbeiter zu einem Projekt dazukamen, waren wichtige Informationen nicht verfügbar. Besonders bei der Nachbereitung von Nachträgen wurde die ineffiziente Dokumentation zum Problem - dann begann die große Sucherei in E-Mail-Postfächern. Ein weiteres kritisches Thema waren die Zugangsberechtigungen: Nahezu die ganze Firma konnte auf alle Projektordner zugreifen, sodass wenig nachvollziehbar war, wer auf welche Daten Zugriff hat. 

Der Weg zu Teamsware: Branchenkompetenz als entscheidender Faktor

Becker-Bau Meppen war bereits mit Microsoft Teams für interne Projekte gestartet und suchte eine Lösung für ihre Bauprojekte. Bei der Anbieterauswahl waren zwei Faktoren entscheidend: Die Branchenkompetenz des Anbieters und die Beibehaltung gewohnter Strukturen. Die Mitarbeiter wollten ihre gewohnte Ordnerstruktur behalten, da sie diese kannten. Andere Dienstleister rieten dazu, alles über Bord zu werfen und die Dateien einfach in einen Topf zu schmeißen - aber das war für das Team nicht akzeptabel.

Schnelle Implementierung mit sofortigen Erfolgen 

Die Einführung verlief überraschend reibungslos: An nur zwei Tagen wurde gemeinsam mit dem Teamsware-Kundenberater ein erstes Projekt aufgesetzt und eine passende Struktur geschaffen. Das Unternehmen startete zunächst mit einem Pilotprojekt und bezog verschiedene Bau- und Projektleiter mit ein, um die Funktionalitäten zu testen, bevor die Entscheidung getroffen wurde, die Lösung für alle neuen Projekte auszurollen. 

Revolutionierter Arbeitsalltag: Von der Baustelle bis ins Büro

Die Veränderungen im Arbeitsalltag sind deutlich spürbar: Die Poliere auf der Baustelle nutzen Teams mobil und können Pläne oder Dokumente direkt vor Ort aufrufen und neue Inhalte hochladen. Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit des kollaborativen Arbeitens. Früher waren Dateien häufig gesperrt, weil bereits ein anderer Nutzer darin arbeitete - heute können mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.

Auch der Microsoft Planner wird sehr geschätzt, über den Aufgaben zugeteilt und innerhalb des Teams strukturierter bearbeitet werden. Diese Funktionalitäten bringen echte Vorteile und werden von den Mitarbeitern sehr geschätzt. 

Erfolgsrezept: Change Management von unten nach oben

 Thölkes Empfehlung für andere Unternehmen ist eindeutig: Man muss versuchen, möglichst viele Entscheidungsträger und Mitarbeiter im Unternehmen mitzunehmen. Es hilft nicht, wenn die Geschäftsführung oder IT-Verantwortliche einfach eine neue Lösung von oben herab verordnen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein anzufangen und gemeinsam Erfahrungen zu sammeln.